Bạn cần thêm chỗ cho văn phòng hay muốn phá bỏ những bức tường để có một môi trường làm việc thông thoáng hơn, việc lập kế hoạch cải tạo chỗ làm việc của doanh nghiệp là nỗ lực của nhiều người. Từ việc tìm nhà thiết kế phù hợp, đến việc thuê kỹ sư và nhà thầu…Có rất nhiều việc phải làm, nhưng chúng tôi ở đây để giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn.
Lập kế hoạch thông minh là nền tảng để cải tạo văn phòng suôn sẻ. Thực hiện theo các bước sau để tránh những sai lầm trong thiết kế và giữ cho các dự tính của bạn luôn đúng hướng.
Tại sao phải đổi mới văn phòng của bạn?
Mỗi chủ doanh nghiệp nên đảm bảo nhân viên của họ có một không gian làm việc an toàn và năng suất cao. Trong các nghiên cứu gần đây , 90% nhân viên cho biết thiết kế văn phòng của họ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của họ. Khoảng 2/3 số người trả lời khảo sát cũng báo cáo rằng làm việc chặt chẽ với đồng nghiệp giúp họ làm việc hiệu quả hơn.
Nếu văn phòng của bạn chưa được cải tạo từ những năm 70 hoặc bạn sắp hết phòng, việc tu sửa, cải tạo có thể thúc đẩy tinh thần doanh nghiệp của bạn và thậm chí có thể giúp tăng giá trị cho thuê của tòa nhà bạn đang thuê.
Các bước cải tạo văn phòng của bạn
Bước 1: Xác định mục tiêu cho bản sửa lại văn phòng của bạn
Hãy ghi ra một kết thúc rõ ràng trước khi bắt đầu quá trình thiết kế. Kết quả bạn muốn phải phản ánh cho mọi khía cạnh của quá trình cải tạo.
Sử dụng các câu hỏi sau để giúp đặt mục tiêu cho việc cải tạo văn phòng của bạn.
Bạn cần thêm bàn làm việc cho nhân viên của mình?
Bố trí văn phòng của bạn có thể hiệu quả hơn không?
Nhóm của bạn có đánh giá cao không gian mở nơi họ có thể cộng tác không?
Có đủ phòng họp cho tất cả các cuộc họp cần thiết không?
Nhà bếp và nhà vệ sinh của bạn có đủ rộng cho nhân viên hiện tại của bạn không?
Bạn có vấn đề an toàn nào cần giải quyết, chẳng hạn như nguy cơ vấp ngã hoặc quá ít lối thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp?
Văn phòng của bạn có dễ tiếp cận cho người khuyết tật không?
Khi bạn đã có mục tiêu trong đầu, có một số câu hỏi hậu cần bạn cũng nên tự hỏi:
Ngân sách cải tạo của bạn là bao nhiêu? Bạn có dự phòng cho bất kỳ trường hợp nào có thể xảy ra không?
Bạn sẽ cần phải đóng cửa văn phòng trong quá trình cải tạo?
Bạn có cần nhờ đến sự trợ giúp từ bên ngoài, như một doanh nghiệp tư vấn, để tu sửa không?
Việc sửa sang lại của bạn có yêu cầu đồ nội thất văn phòng mới không?
Khi nào thì việc cải tạo cần hoàn thành?
Bước 2: Nghiên cứu nhà thiết kế và nhà thầu
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình cải tạo văn phòng của bạn. Khi nói đến nhóm thực hiện việc sửa chữa cho bạn, điều quan trọng là phải tìm những người làm việc phù hợp với nhau vì họ sẽ phải cộng tác trong suốt quá trình. Đây là những người cần nêu lên kế hoạch:
Đội ngũ thiết kế kiến trúc và nội thất
Họ sẽ mang tầm nhìn của bạn vào cuộc sống.
Nhà thầu hoặc doanh nghiệp sửa chữa
Người hoặc nhóm này sẽ cải tạo văn phòng theo kế hoạch của nhóm thiết kế.
Người quản lý dự án nội bộ
Một cá nhân trong tổ chức của bạn, người sẽ quản lý các mối quan hệ bên ngoài và thông tin liên lạc nội bộ về các kế hoạch cải tạo của bạn.
Doanh nghiệp hoặc nhóm làm việc có liên quan đến vấn đề rác thải có uy tín
Hãy chọn dịch vụ xử lý việc xử lý rác thải xây dựng, dịch vụ này sẽ thực hiện xuyên suốt trong quá trình diễn ra của dự án sữa chửa.
Việc thuê đồng thời cả bộ phận thiết kế nội thất và nhà thầu có một số lợi ích. Hầu hết các nhà thầu sẽ biết về quy chuẩn xây dựng cũng như bất kỳ hạn chế nào về kết cấu có thể ảnh hưởng đến thiết kế.
Trong khi thu thập các đề xuất, hãy tìm các tổ chức có nhiều kinh nghiệm về cải tạo văn phòng. Luôn yêu cầu tài liệu tham khảo từ những khách hàng trước đây và ghé thăm những văn phòng đó để tận mắt chứng kiến tác phẩm của họ.
Bước 3: Đánh giá tòa nhà của bạn
Khi bạn đã có đội ngũ, đừng bắt đầu cải tạo ngay cho đến khi bạn đã kiểm tra tòa nhà cẩn thận: kiểm tra chì, nấm mốc và các vật liệu nguy hiểm khác có thể ẩn trong các bức tường của doanh nghiệp bạn. Điều này có thể tốn thêm chi phí về thời gian và tiền bạc nhưng rất đáng để thực hiện để tránh những sai lầm tốn kém.
Các lĩnh vực để đánh giá bao gồm:
Tình trạng của hệ thống điện, hệ thống ống nước và cơ khí hiện tại.
Trạng thái tường chịu lực và dầm đỡ.
Các yếu tố lịch sử của tòa nhà cần được bảo tồn.
Tình trạng của hệ thống cảnh báo khẩn cấp.
Độ chính xác của các đánh giá tòa nhà trước đó (nếu có).
Mẹo: Ngay cả khi nhà thầu của bạn đề nghị xử lý vấn đề này, hãy để một thanh tra xây dựng địa phương có mặt để đánh giá hiện trường. Họ sẽ đảm bảo rằng tòa nhà đáp ứng các tiêu chuẩn hiện tại trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
Bước 4: Thiết kế không gian văn phòng mới của bạn
Khi tòa nhà cũng như kết cấu liên quan đến văn phòng của bạn đã được đánh giá, đã đến lúc để nhóm thiết kế làm việc. Hãy quay lại mục tiêu sửa chữa doanh nghiệp của bạn và nêu ra những mong đợi của bạn bằng văn bản để có một dấu vết trên giấy. Hãy nhớ phải rõ ràng và cụ thể. Nếu bạn cần tạo không gian làm việc cộng tác cho 10 nhân viên trong khi vẫn dành chỗ cho năm cái kệ tủ - hãy giải thích cụ thể các thuật ngữ liên quan.
Mẹo: Yêu cầu nhóm thiết kế của bạn chuẩn bị ít nhất hai mô hình tiềm năng của không gian mới để bạn có các tùy chọn để lựa chọn. Chọn một mô hình cuối cùng dựa trên những gì đã tham khảo để phù hợp với văn hóa công sở của bạn.
Bước 5: Truyền đạt kế hoạch cho nhân viên
Kế hoạch cải tạo văn phòng nên được thông báo cho nhân viên của bạn càng sớm càng tốt. Ngay cả khi bạn không có kế hoạch đóng cửa văn phòng trong quá trình sửa chữa này, hãy cho họ biết khi nào việc thanh kiểm tra và xây dựng cải tạo sẽ diễn ra và công việc của họ sẽ bị ảnh hưởng như thế nào.
Phổ biến những gì với nhân viên của bạn trong quá trình sửa sang lại văn phòng:
Các lý do và lợi ích của việc cải tạo.
Khi các đội sẽ làm việc trong văn phòng.
Kế hoạch di dời nhân viên đến một không gian văn phòng tạm thời.
Ngày kết thúc sửa chữa.
Giải thích cho nhân viên với bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm.
Bước 6: Bắt đầu quá trình cải tạo
Bạn đã lập kế hoạch, thuê, kiểm tra và phê duyệt. Đã đến lúc bắt đầu cải tạo văn phòng của bạn. Hãy nhớ giữ mối liên hệ cởi mở giữa người quản lý dự án nội bộ của bạn, nhóm thiết kế và nhóm xây dựng. Nếu văn phòng của bạn đóng cửa trong quá trình cải tạo, hãy lên lịch ngày để kiểm tra tiến độ. Chuẩn bị sẵn tin nhắn để gửi cho nhân viên trong trường hợp có bất kỳ sự chậm trễ nào của dự án.
Tận hưởng những lợi ích của việc sửa sang lại văn phòng của bạn
Việc cải tạo doanh nghiệp không chỉ giúp bạn có đủ không gian vật chất để nhân viên làm việc mà còn có thể thúc đẩy tinh thần làm việc tốt hơn. Tận dụng, thuê một không gian chưa phù hợp lắm với văn hóa công ty bạn - hoặc số lượng nhân viên ngày càng tăng - biến nó thành một môi trường thân thiện và hiện đại hơn có thể thúc đẩy tinh thần làm việc và lợi nhuận của chính doanh nghiệp bạn.
.jpg)
